Arrêtez les relances “à la mano”. Paramétrez des séquences efficaces directement dans votre ERP (Odoo, Sage, Axelor…) et sécurisez votre trésorerie.
Pourquoi les relances manuelles vous coûtent cher
- Temps perdu à retrouver qui relancer, quand, avec quel message.
- Incohérence des messages (ton, délais, pièces jointes) selon la personne qui relance.
- Manque de suivi : difficile de savoir ce qui a été envoyé, ouvert, répondu.
- Impact trésorerie : des jours de retard qui s’accumulent (DSO qui grimpe).
Ce que permet la relance automatique d’un ERP moderne
- Déclenchement par règles (J+3, J+10, J+30, J+45… après échéance).
- Personnalisation des modèles (cordial → ferme → pré-contentieux), avec variables (montant, échéance, lien de paiement, RIB).
- Centralisation des interactions (journal des relances, réponses, promesses de règlement).
- Traçabilité & KPI : taux de recouvrement, délais, promesses vs encaissements.
Architecture-type d’une séquence de relance
- J-10 avant échéance (prévenance) : rappel factuel + options de paiement.
- J+3 (rappel cordial) : lien de paiement + proposition d’échéancier.
- J+10 (rappel ferme) : mention du retard + date butoir + contact direct.
- J+30 (pré-contentieux) : note légale, suspension éventuelle, AR.
Paramétrage pas à pas (générique)
Pré-requis
- Conditions de paiement définies (acomptes, délais, pénalités).
- Contacts facturation (email/portail) vérifiés et segmentés.
- Modèles d’emails validés (ton & mentions légales).
Règles & séquences
- Créez les paliers (J-10, J+3, J+10, J+30…).
- Associez à chaque palier un modèle de message et un canal (email + portail + éventuellement SMS).
- Définissez les exceptions (clients VIP, litiges, échéanciers).
Messages : structure recommandée
- Objet clair (référence + échéance).
- Contexte : rappel du document, montant, date.
- Action : lien de paiement, RIB, contact.
- Clôture : merci / rappel CGV / prochaine étape si pas de réponse.
Exemples d’implémentation
Odoo (18.x SaaS)
- Comptabilité → Clients → Relances : activer les Suivi des relances.
- Niveaux : créez vos paliers (J-10, J+3, J+10, J+30) et liez un modèle d’email à chacun.
- Modèles : utilisez les variables (client, facture, montant, échéance, lien de paiement/portail).
- Tests : exécutez sur un petit segment (clients test) avant déploiement global.
- Vue d’ensemble : suivez les promesses de règlement et encaissements.
Sage / Axelor (principes)
- Sage : paramétrez les niveaux de relance et générez des campagnes (PDF/email) à partir des balances âgées.
- Axelor : workflows dunning + modèles d’emails + tâches automatiques (cron) et suivi CRM.
KPI à suivre (pilotage relances)
- DSO (Days Sales Outstanding) : délai moyen d’encaissement.
- Taux de résolution par palier (J+3/J+10/J+30).
- Taux d’ouverture / réponse des relances.
- Montant impayé par tranche d’ancienneté (30/60/90+ jours).
Cas chiffré (exemple synthétique)
Société A, 1,2 M€ de CA : DSO = 62 jours → après 8 semaines de séquences automatiques + revue des conditions et contacts, DSO = 49 jours. Impact : ~ +43 k€ de trésorerie moyenne disponible.
Données anonymisées & ordre de grandeur à titre illustratif.
Erreurs fréquentes & parades
- Tout le monde reçoit la même relance → segmentez (montants, ancienneté, relation).
- Contact facturation erroné → nettoyez les emails, activez le portail client.
- Aucun lien de paiement → ajoutez CB/virement/SEPA, facilitez l’action.
- Aucune règle d’escalade → date butoir claire, puis pré-contentieux si besoin.
FAQ rapide
La relance auto détériore-t-elle la relation client ?
Au contraire, un ton adapté + une séquence claire sont perçus comme professionnels. En cas de litige, stoppez la séquence et traitez le fond.
Faut-il des SMS ?
Réservés aux montants sensibles / clients récurrents. Commencez par email + portail.
Combien de temps pour paramétrer ?
En général 0,5 à 2 jours selon l’ERP, le nombre de modèles et l’état de vos données clients.
Passer à l’action
Envie de mettre en place vos relances automatisées sans tout révolutionner ?
Réservez un échange de cadrage (30 min) — on voit vos paliers, vos modèles et vos KPI.
Arrêtez les relances “à la mano”. Paramétrez des séquences efficaces directement dans votre ERP (Odoo, Sage, Axelor…) et sécurisez votre trésorerie.
Pourquoi les relances manuelles vous coûtent cher
- Temps perdu à retrouver qui relancer, quand, avec quel message.
- Incohérence des messages (ton, délais, pièces jointes) selon la personne qui relance.
- Manque de suivi : difficile de savoir ce qui a été envoyé, ouvert, répondu.
- Impact trésorerie : des jours de retard qui s’accumulent (DSO qui grimpe).
Ce que permet la relance automatique d’un ERP moderne
- Déclenchement par règles (J+3, J+10, J+30, J+45… après échéance).
- Personnalisation des modèles (cordial → ferme → pré-contentieux), avec variables (montant, échéance, lien de paiement, RIB).
- Centralisation des interactions (journal des relances, réponses, promesses de règlement).
- Traçabilité & KPI : taux de recouvrement, délais, promesses vs encaissements.
Architecture-type d’une séquence de relance
- J-10 avant échéance (prévenance) : rappel factuel + options de paiement.
- J+3 (rappel cordial) : lien de paiement + proposition d’échéancier.
- J+10 (rappel ferme) : mention du retard + date butoir + contact direct.
- J+30 (pré-contentieux) : note légale, suspension éventuelle, AR.
Paramétrage pas à pas (générique)
Pré-requis
- Conditions de paiement définies (acomptes, délais, pénalités).
- Contacts facturation (email/portail) vérifiés et segmentés.
- Modèles d’emails validés (ton & mentions légales).
Règles & séquences
- Créez les paliers (J-10, J+3, J+10, J+30…).
- Associez à chaque palier un modèle de message et un canal (email + portail + éventuellement SMS).
- Définissez les exceptions (clients VIP, litiges, échéanciers).
Messages : structure recommandée
- Objet clair (référence + échéance).
- Contexte : rappel du document, montant, date.
- Action : lien de paiement, RIB, contact.
- Clôture : merci / rappel CGV / prochaine étape si pas de réponse.
Exemples d’implémentation
Odoo (18.x SaaS)
- Comptabilité → Clients → Relances : activer les Suivi des relances.
- Niveaux : créez vos paliers (J-10, J+3, J+10, J+30) et liez un modèle d’email à chacun.
- Modèles : utilisez les variables (client, facture, montant, échéance, lien de paiement/portail).
- Tests : exécutez sur un petit segment (clients test) avant déploiement global.
- Vue d’ensemble : suivez les promesses de règlement et encaissements.
Sage / Axelor (principes)
- Sage : paramétrez les niveaux de relance et générez des campagnes (PDF/email) à partir des balances âgées.
- Axelor : workflows dunning + modèles d’emails + tâches automatiques (cron) et suivi CRM.
KPI à suivre (pilotage relances)
- DSO (Days Sales Outstanding) : délai moyen d’encaissement.
- Taux de résolution par palier (J+3/J+10/J+30).
- Taux d’ouverture / réponse des relances.
- Montant impayé par tranche d’ancienneté (30/60/90+ jours).
Cas chiffré (exemple synthétique)
Société A, 1,2 M€ de CA : DSO = 62 jours → après 8 semaines de séquences automatiques + revue des conditions et contacts, DSO = 49 jours. Impact : ~ +43 k€ de trésorerie moyenne disponible.
Données anonymisées & ordre de grandeur à titre illustratif.
Erreurs fréquentes & parades
- Tout le monde reçoit la même relance → segmentez (montants, ancienneté, relation).
- Contact facturation erroné → nettoyez les emails, activez le portail client.
- Aucun lien de paiement → ajoutez CB/virement/SEPA, facilitez l’action.
- Aucune règle d’escalade → date butoir claire, puis pré-contentieux si besoin.
FAQ rapide
La relance auto détériore-t-elle la relation client ?
Au contraire, un ton adapté + une séquence claire sont perçus comme professionnels. En cas de litige, stoppez la séquence et traitez le fond.
Faut-il des SMS ?
Réservés aux montants sensibles / clients récurrents. Commencez par email + portail.
Combien de temps pour paramétrer ?
En général 0,5 à 2 jours selon l’ERP, le nombre de modèles et l’état de vos données clients.
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